Rapport de caisse : trouvez l'écart le soir même, pas à la fin du mois
Un modèle Excel gratuit, en FCFA.Espèces, Wave, Orange Money, MTN MoMo et carte : chaque moyen de paiement est comparé à ce que vous avez vraiment reçu, et l'écart passe en rouge.
Fichier Excel, 4 onglets · Fonctionne aussi sur Google Sheets · Gratuit, sans inscription
Rapport de caisse journalier
| Moyen de paiement | Attendu | Reçu | Écart |
|---|---|---|---|
| Espèces | 410 000 | 398 500 | −11 500 |
| Wave | 285 000 | 285 000 | OK |
| Orange Money | 196 000 | 190 000 | −6 000 |
| MTN MoMo | 88 000 | 88 000 | OK |
| Carte bancaire | 152 000 | 152 000 | OK |
| Note en chambre | 64 000 | 64 000 | OK |
| Total | 1 195 000 | 1 177 500 | −17 500 |
Votre rapprochement de ce soir.
Remplacez les montants d'exemple par ceux de votre dernier service. C'est le calcul du fichier, sans les frais marchands.
| Moyen de paiement | Caisse (attendu) | Reçu réel | Écart |
|---|---|---|---|
| Espèces | −11 500à vérifier | ||
| Wave | OK | ||
| Orange Money | −6 000à vérifier | ||
| MTN MoMo | OK | ||
| Carte bancaire | OK | ||
| Note en chambre | OK |
Quatre comptes que personne ne regarde le même jour.
Quand tout se paie en espèces, l'écart se compte le soir dans le tiroir. Avec Wave, Orange Money et MTN MoMo, il se répartit entre plusieurs comptes, et ce sont toujours les mêmes erreurs.
Trente jours plus tard, plus personne ne se souvient de la table 7. Le rapprochement fait le soir même retrouve presque tous ces cas.
- Réglé en Orange Money, saisi en espèces.Le tiroir manque, le compte Orange Money a un surplus, et à la fin du mois les deux se compensent sans que personne ne sache pourquoi.
- Annulé, puis repayé autrement.La caisse compte deux paiements pour la même note, le relevé marchand n'en montre qu'un.
- Réglé sur le numéro du serveur.La vente a eu lieu, mais l'argent n'arrive jamais sur le compte de l'établissement.
Quatre onglets, un geste par soir.
Le fichier est prêt à remplir. Vous ne touchez qu'au premier onglet chaque soir, les autres se mettent à jour.
Onglet 1
Rapport du jour
D'un côté ce que la caisse dit avoir encaissé par moyen de paiement, de l'autre ce que vous avez reçu. Le fichier calcule l'écart de chaque ligne, déduit les frais marchands et passe en rouge tout écart au-dessus de votre seuil.
Onglet 2
Suivi du mois
Une ligne par jour : totaux par moyen de paiement, jours à vérifier, part du mobile money et écart cumulé. C'est le document à remettre au comptable ou à la direction.
Onglet 3
Paramètres
Le nom du point de vente, le fonds de caisse, le seuil d'alerte et les frais marchands de chaque moyen de paiement, à remplacer par les taux de vos contrats.
Onglet 4
Mode d'emploi
Les six étapes, écrites pour qu'un caissier remplisse le rapport seul dès le premier soir.
Le remplir en dix minutes.
À la fermeture, avec le caissier et le responsable de salle.
- Comptez le tiroirRetirez le fonds de caisse du total des espèces.
- Relevez le mobile moneyLe total encaissé du jour sur Wave Business, Orange Money et MTN MoMo marchand.
- Sortez le ticket du TPELe ticket de clôture donne le total carte.
- Reportez la caisseLe total des notes par moyen de paiement, depuis la caisse, le ticket Z ou le carnet.
- Expliquez chaque ligne rougeCherchez d'abord un mauvais moyen de paiement saisi, puis une annulation, puis une note réglée hors caisse.
- Signez et archivezUne explication par écart, une signature, puis la ligne recopiée dans le suivi du mois.
Les frais marchands, à part
Les frais de retrait que paie le client ne vous concernent pas. Ce qui compte, ce sont les frais prélevés au marchand, qui dépendent de votre contrat et de votre pays. Le fichier les laisse à 0 % : remplacez-les par les taux de vos contrats Wave Business, Orange Money et MTN MoMo, et par la commission de votre banque pour le TPE. Vous verrez chaque soir ce que coûte chaque moyen de paiement.
Avec Zeat, les totaux du soir sont déjà là.
Avec Zeat, chaque commande est prise sur le téléphone du serveur et chaque paiement est enregistré avec son mode au moment de l'encaissement. Le soir, les totaux par moyen de paiement sont prêts dans l'application : vous n'avez plus à les recopier depuis les notes.
Il reste à les comparer à vos relevés Wave, Orange Money et MTN MoMo et au ticket du TPE, et c'est ce que fait ce modèle. Dans un hôtel, le même contrôle se fait pour le restaurant, le bar, la piscine et le room service.
Avant de l'utiliser.
Le fichier fonctionne-t-il sur Google Sheets ?
Oui. Importez-le tel quel dans Google Drive : les formules et les couleurs d'alerte sont conservées.
Puis-je ajouter Moov Money, Free Money ou les chèques ?
Oui. Ajoutez une ligne dans l'onglet Paramètres et dans les deux tableaux du rapport du jour, puis étendez les totaux à la nouvelle ligne.
Quel seuil d'alerte choisir ?
Commencez à 5 000 FCFA par moyen de paiement et par service, puis baissez-le quand l'équipe a pris l'habitude.
Est-ce que ce modèle remplace une caisse ?
Non, c'est un contrôle de fin de service. Pour saisir les commandes et les paiements pendant le service, il faut une caisse ou une application comme Zeat.
Les montants affichés sont-ils réels ?
Non. Hôtel Exemple, les caissiers et les montants du fichier servent seulement à montrer le format attendu.
Recevez le modèle ce soir.
Gratuit, en FCFA, prêt à remplir. Vous le recevez sur WhatsApp en un message.
Pour aller plus loin
- Guides restaurateurs
- Logiciel de caisse restaurant
- Moyens de paiement en Afrique de l'Ouest
- Encaissement Wave au restaurant
- Frais mobile money en Côte d'Ivoire
- Gérer un restaurant au quotidien
Combien coûte une caisse enregistreuse : Cameroun · Abidjan · Dakar · Lomé · Casablanca