Fiche de stock boissons : retrouvez les bouteilles qui partent sans passer en caisse

Un modèle Excel gratuit, en FCFA.Une fois par semaine, vous comptez casiers et bouteilles, vous reportez les ventes de la caisse, et le fichier donne l'écart de chaque boisson, en bouteilles et en francs.

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Fichier Excel, 4 onglets · Fonctionne aussi sur Google Sheets · Gratuit, sans inscription

Inventaire de la semaine

Hôtel Exemple · Bar de la piscine · en bouteilles

Boisson	Consommé	Vendu	Écart	Manque à gagner
Bière 65 cl	55	49	6	6 000
Bière 33 cl	31	31	OK	-
Sucrerie 30 cl	38	38	OK	-
Eau minérale 1,5 L	23	22	1	700
Bissap maison	40	40	OK	-
Vin rouge	4	4	OK	-
Whisky (au verre)	2,6	2,4	0,2	6 400
Total				13 100

Votre inventaire de cette semaine.

Remplacez les chiffres d'exemple par les vôtres, en bouteilles. Le fichier fait le même calcul, avec les offerts, les casiers et les boissons au verre en plus.

Boisson	Stock début	Entrées	Stock fin compté	Vendu (caisse)	Écart
Bière 65 cl1 000 F la bouteille					6 bouteilles6 000 F · à vérifier
Bière 33 cl800 F la bouteille					OK
Sucrerie 30 cl500 F la bouteille					OK
Eau minérale 1,5 L700 F la bouteille					1 bouteille700 F
Vin rouge12 000 F la bouteille					OK

Où partent les bouteilles.

Une bouteille qui quitte la réserve sans passer en caisse ne laisse aucune trace, sauf dans le comptage. Et ce sont souvent les mêmes causes d'une semaine à l'autre.

Au bout d'un mois, plus personne ne se souvient de la soirée en cause. Au bout d'une semaine, on retrouve encore la livraison, l'équipe et la table.

Le casier compté deux fois.La livraison est notée à la réception puis à nouveau depuis le bon, et le fichier affiche des bouteilles manquantes qui n'ont jamais existé.
L'offert jamais noté.Un verre pour un habitué, une bouteille pour une table d'amis, et la caisse ne le voit pas.
La bouteille vendue sans ticket.Servie, payée en espèces, jamais saisie.

Quatre onglets, un comptage par semaine.

Vous remplissez les articles une fois. Ensuite, seul l'inventaire change chaque semaine.

Onglet 1
Articles et prix
Vos boissons, le nombre de bouteilles par casier, les prix d'achat et de vente et un stock minimum. Pour le whisky ou le vin au verre, le nombre de doses par bouteille et le prix d'une dose.
Onglet 2
Inventaire de la semaine
Stock du début, entrées, offerts notés, casiers et bouteilles comptés, ventes de la caisse. Le fichier donne l'écart de chaque boisson en bouteilles et en FCFA, et ce qu'il faut commander.
Onglet 3
Suivi des semaines
Une ligne par semaine : ventes de boissons, manque à gagner, part des ventes et nombre de boissons à vérifier. Le document à remettre au comptable ou à la direction.
Onglet 4
Mode d'emploi
Les six étapes du comptage, écrites pour que la personne du bar remplisse l'inventaire seule dès la première semaine.

Compter en vingt minutes.

Le soir de la fermeture, avec la personne du bar et un responsable.

Comptez avant la livraisonLe soir de la fermeture : la réserve, le bar et le frigo.
Casiers d'un côté, unités de l'autreLes casiers pleins, puis les bouteilles seules. Une bouteille entamée se compte en dixièmes.
Reportez les entréesLes bons de livraison et les achats de la semaine, plus les offerts et les casses notés.
Reportez les ventesCe que la caisse, le ticket Z ou le carnet dit avoir vendu, boisson par boisson.
Expliquez chaque ligne rougeUne livraison comptée deux fois, un offert non noté, puis une vente non encaissée.
Signez et commandezDeux signatures, la ligne dans le suivi, et la commande avec la colonne « À commander ».

Prix de vente ou prix d'achat

Le fichier donne deux montants. Le manque à gagner, au prix de vente, dit ce que vous auriez encaissé si chaque bouteille partie avait été payée. La valeur au prix d'achat dit ce que ces bouteilles vous ont coûté. Le premier sert à décider s'il faut chercher, le second à parler avec le comptable.

Avec Zeat, le stock baisse à chaque commande.

Avec Zeat, chaque boisson commandée sur le téléphone du serveur fait baisser le stock dans l'application, avec le nombre vendu dans la journée et une alerte avant la rupture.

Le soir de l'inventaire, vous comparez le stock affiché par Zeat à votre comptage : l'écart apparaît sans recopier les ventes du ticket Z.

Voir Zeat en 15 minutes La gestion de stock Zeat

Écran Zeat « Stock » : alerte bissap maison à 4 restants, boissons et plats avec le nombre vendu dans la journée — Écran de l'application Zeat, données d'exemple.

Avant de compter.

Le fichier fonctionne-t-il sur Google Sheets ?

Oui. Importez-le tel quel dans Google Drive : les formules et les couleurs d'alerte sont conservées.

Comment compter le whisky ou le vin vendu au verre ?

Dans l'onglet Articles et prix, indiquez le nombre de doses par bouteille et le prix d'une dose. Comptez la bouteille entamée en dixièmes et reportez les doses vendues : le fichier les convertit en bouteilles.

Et les casiers vides consignés ?

Comptez-les à part. Ils ne font pas partie du stock à vendre, mais ils ont une valeur de consigne.

Pourquoi chaque semaine et pas chaque mois ?

Parce qu'au bout d'une semaine, on retrouve encore la cause d'un écart : la livraison, l'équipe de service, la soirée. Dans un bar très actif, comptez les bières et les spiritueux plus souvent.

Est-ce que ce modèle remplace un logiciel de stock ?

Non, c'est un contrôle chaque semaine. Pour suivre le stock pendant le service, il faut une caisse ou une application comme Zeat, qui décompte chaque commande.

Comptez votre bar cette semaine.

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