Gérer les réservations du restaurant avec un registre unique

Créez une ligne par demande, qu'elle arrive par appel, message ou à l'accueil. Copiez ces colonnes dans un cahier ou un tableau partagé : référence, date et heure de visite, nombre de couverts, nom ou repère, contact nécessaire, canal, statut, table ou zone, dernière action et responsable. Une table n'est attribuée qu'après contrôle de la capacité. Gardez les coordonnées dans un support accessible seulement aux personnes qui en ont besoin.

Exemple entièrement fictif : « R-014 | vendredi 20 h | 4 couverts | appel | à vérifier | zone non attribuée | réponse promise avant 17 h | Awa ». Après confirmation, corrigez cette même ligne avec la zone, l'heure de réponse et le responsable ; ne créez pas une deuxième réservation. Le registre doit permettre à une autre personne de reprendre la demande sans consulter les messages privés du collègue.

Utilisez peu de statuts, avec une signification partagée : « à vérifier » tant que la capacité ou la réponse manque ; « confirmée » après accord clair ; « modifiée » pendant qu'un changement attend une nouvelle vérification ; « annulée » si la visite n'aura pas lieu ; « arrivée » lorsque la table est installée ; « absente » après la procédure prévue. Inscrivez l'heure et la personne qui change le statut.

Une demande reçue par message n'est pas confirmée par sa seule présence dans le téléphone. Quand l'horaire ou le nombre de couverts change, modifiez la ligne initiale et indiquez ce qui doit être reconfirmé. Le responsable de la salle doit pouvoir distinguer immédiatement les places promises des demandes encore ouvertes ; sinon, deux équipes peuvent compter la même table disponible.

Comparez chaque demande aux tables déjà confirmées, à la place réellement disponible et au rythme que la cuisine peut suivre. Une table de six ne remplace pas automatiquement trois tables de deux : emplacement, circulation et durée probable du repas comptent. Si la demande dépasse la capacité, proposez un autre créneau et gardez le statut « à vérifier » jusqu'à l'accord du client.

Pour confirmer, reformulez la date, l'heure, le nombre de personnes et les conditions utiles, puis envoyez la réponse par le canal convenu si vous le pouvez. Dites comment signaler un retard ou une annulation. Ne promettez ni terrasse ni menu particulier sans validation. Dans un hôtel ou un lounge, précisez aussi la zone et les conditions d'accès lorsque ces éléments changent selon les clients.

Fixez avant le service le délai pendant lequel une table confirmée reste réservée, la personne qui vérifie une arrivée tardive et celle qui peut la libérer. Annoncez cette règle au client lors de la confirmation. Si la personne ne vient pas, consultez la ligne du registre, tentez le contact prévu si cela fait partie de votre procédure, puis notez l'heure et la décision avant de proposer la place à quelqu'un d'autre.

Marquez « absente » seulement quand cette procédure est terminée ; « arrivée » dès que le groupe est installé. Si le client se présente après la libération de la table, expliquez la situation et proposez une solution réellement disponible. Si vous envisagez un acompte pour une grande table, ne confondez pas confirmation de réservation et réception d'argent : ce sont deux statuts à suivre séparément.

Pour un acompte ou un prépaiement, annoncez avant l'accord le montant demandé, ce qu'il couvre, le moyen utilisé et la procédure prévue si le client modifie ou annule sa venue. Notez dans le registre la référence du règlement, son état vérifié auprès du prestataire et la personne qui l'a contrôlé ; ne marquez pas « payé » sur la seule capture envoyée par le client. En cas d'annulation, conservez la décision communiquée au client et la trace de tout remboursement à vérifier auprès du prestataire. Ce circuit relève de l'organisation du restaurant et d'un service de paiement adapté ; aucune réception d'acompte ni gestion d'annulation dans Zeat n'est établie ici.

Avant l'ouverture, partagez une vue du registre qui montre les arrivées confirmées, les demandes encore à traiter, les groupes et les tables libérées. Vérifiez que l'accueil et la salle lisent les mêmes statuts. Transmettez seulement les besoins utiles au service et préparez la carte qui correspond à l'heure de visite. Une liste exacte n'aide pas si elle n'arrive pas à la personne qui place les clients.

Une fois les clients installés, la réservation est terminée et le service commence. Zeat peut présenter la carte sur téléphone par QR et, selon l'offre choisie, soutenir la prise de commande. C'est un lien contextuel après l'accueil : Zeat n'est pas présenté comme le registre, l'envoi de confirmations ou la gestion des absences.